問題
- 会議が終了時刻を過ぎても続いている
- 次の予約者がドアの前で待つ
- 受付スタッフが退出催促の電話・訪問をする
- 無人受付の時間帯はフォローが遅れる
- 清掃・原状回復の時間が確保できない
原因
会議中は終了時刻より「あと5分」の延長が常態化しやすく、カレンダー上の終了と現場の認識がずれます。有人受付があっても、すべての部屋をリアルタイムで見守るのは難しく、次の予約が詰まっている日ほど小さな遅れが連鎖します。入口の掲示や入室時の説明だけでは、会議中の利用者全員に届きません。
解決策
一般的には、終了時刻を全員が同じ基準で見える状態にすることが有効です。Googleカレンダーの予約終了を起点に、終了前から画面と音声で同じメッセージを繰り返すと、「知らなかった」による退出遅れを減らしやすくなります。受付の声かけ負担も軽減できます。
退室アラートくんは、会議室ごとのGoogleカレンダーと部屋内タブレットを連携し、この仕組みを自動化するサービスです。
退室アラートくんでできること
- 終了10分前・5分前・終了時の画面＋音声案内
- 会議室ごとの表示用URL（タブレット常時表示）
- タブレット側のGoogleログイン不要
- 複数会議室・複数拠点の一元管理
活用例（想定シナリオ）
会議終了12:00、次の予約12:30の貸会議室の例です。
- 11:50 終了10分前 — 画面・音声で会議終了を案内
- 11:55 終了5分前 — 退出・原状回復の準備を促す
- 12:00 終了時 — 「ご利用時間が終了しました」
- 12:05 （必要時）受付・運営者へ通知、次の予約者への案内
※ 想定事例（運用イメージ）です。受付無人時間帯でも同じ案内が自動で動作します。
導入メリット
- 受付・巡回による退出催促を削減 — 部屋内タブレットが終了前から自動案内
- 次予約者の待ち時間を短縮 — 退出遅れが減ると次の利用者がスムーズに入室
- 無人受付時間帯でも同じ基準で案内
- 「終了時刻を知らなかった」を減らせる
- 清掃・原状回復の開始時間を確保
- 受付スタッフの電話・訪問対応を減らせる
こんな運用に向いています
- Googleカレンダー（Google Workspace）で会議室予約を管理
- 貸会議室・コワーキングの時間貸し会議室
- インスタベース・スペースマーケット等で会議室枠を公開
- 受付無人時間帯がある施設
導入の流れ
- 会議室カレンダーを退室アラートくんに登録
- 各会議室のタブレットに表示URLを設置
- 予約終了に合わせて自動案内
料金
Standardプラン：月額 1,980円（税込）。7日間無料トライアル（カード不要）。料金詳細
よくある質問
社内会議室のGoogleカレンダー予約と連携できますか？
Google Workspace等で会議室リソースカレンダーを運用していれば、予約終了時刻に合わせた案内が可能です。
貸会議室の無人運営でも使えますか？
タブレット常時表示で、受付不在の時間帯も自動案内が動作します。
会議中に音声が流れて問題になりませんか？
終了10分前・5分前・終了時の3回のみです。メッセージはカスタマイズ可能です（退室サポートオプション）。
複数会議室を1契約で管理できますか？
会議室ごとにカレンダーと表示URLを分けて運用できます。
予約システム（Outlook等）と併用できますか？
予約がGoogleカレンダーに同期・反映される運用であれば利用可能です。