インスタベース運営者向け｜退出遅れ対策

問題

• 利用時間終了後もスペースに残る利用者がいる
• 清掃・原状回復の時間が確保できない
• 次のインスタベース予約者が入室できない
• 無人受付の時間帯ほど、対応が遅れがち
• 延長の可否確認がチャットに集中する

原因

インスタベース掲載施設は予約枠の間隔が短く、清掃・点検のバッファ時間も限られているケースが多くあります。利用者側は「あと少し」が積み重なりやすく、運営側は不在の時間帯ほどフォローが遅れがちです。入口の掲示や予約確認メールだけでは、スペース内の全員に同じタイミングで届きません。

解決策

利用時間超過を減らすには、終了時刻を全利用者が同じ基準で認識できる状態にすることが有効です。Googleカレンダーの予約終了に合わせ、終了前からタブレットと音声で案内を繰り返す仕組みが、インスタベース運営の退室管理を自動化する代表的な方法です。

退室アラートくんは、この解決策を部屋ごとのタブレットで実現するサービスです。インスタベースと直接連携するものではなく、予約情報がGoogleカレンダーに同期している運用を前提とします。

退室アラートくんでできること

• 終了10分前・5分前・終了時の3段階案内（画面＋音声）
• 部屋ごとの表示用URL・QRコード発行
• タブレット常時表示（ログイン作業不要）
• 複数カレンダー・複数拠点の一元管理

活用例（想定シナリオ）

インスタベース掲載の無人レンタルスペース、利用終了17:00、清掃17:05、次予約17:30の例です。

• 16:50 終了10分前 — 画面・音声「まもなくご利用時間が終了します」
• 16:55 終了5分前 — 退出・原状回復の準備を案内
• 17:00 終了時 — 「ご利用時間が終了しました」
• 17:05 清掃開始 — 退出遅れがなければ清掃スタッフが入室
• 17:30 次のインスタベース予約者入室

※ インスタベース利用施設向けの想定事例です。清掃開始前に退出を促したい場合は、カレンダーの終了時刻を清掃開始時刻に合わせる運用も可能です。

こんな施設におすすめ

• インスタベース掲載の無人レンタルスペース
• インスタベース掲載の撮影スタジオ・フォトスタジオ
• セミナールーム・イベントスペース
• キッチンスタジオ・パーティールーム
• スペースマーケットと併用掲載の施設
• 清掃バッファが短い施設

導入メリット

• 無人運営でも退出案内を自動化 — 受付不在の時間帯も同じ基準で案内
• 「終了時間を知らなかった」を減らせる — 終了前から画面・音声で繰り返し通知
• 次予約者・清掃スタッフとのトラブル防止
• 清掃開始時間の確保
• チャット確認の負担を減らせる

導入の流れ

1. インスタベース予約が反映されるGoogleカレンダーを登録
2. 各スペースのタブレットに表示用URLを設置
3. 予約終了に合わせて10分前・5分前・終了時に案内

料金

Standardプラン：月額 1,980円（税込）。7日間無料トライアル（カード不要）。料金詳細

よくある質問

関連ページ

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